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Inspection OEC : préparer son contrôle qualité

L'inspection ordinale n'est pas un examen-surprise. Voici ce qui est contrôlé, comment s'organiser pour qu'elle se passe bien, et comment l'utiliser comme un signal de progrès interne.

L'inspection en bref

L'inspection est un contrôle qualité périodique (généralement tous les 6 ans) organisé par l'Ordre des experts-comptables. Elle vise à vérifier que le cabinet respecte les normes professionnelles, notamment :

• NPMQ (Norme Professionnelle de Maîtrise de la Qualité)
• NEP applicables aux missions concernées
• Obligations LAB-FT (article L561-2 CMF)
• Obligations RGPD
• Indépendance et déontologie

Comment ça se passe concrètement

L'inspection est annoncée à l'avance. Elle se déroule sur place, généralement sur 1 à 2 jours selon la taille du cabinet.

1. Examen de l'organisation générale : manuel qualité, formation continue, indépendance, supervision interne, gestion des risques
2. Sélection d'un échantillon de dossiers (3 à 10 selon la taille)
3. Revue de chaque dossier : lettre de mission, dossier permanent, dossier annuel, KYC, attestations
4. Échange final avec le rapporteur
5. Rédaction du rapport et notification

Les pièces à avoir prêtes

Niveau cabinet

• Manuel qualité à jour (procédures, organisation, contrôles)
• Plan de formation continue de chaque collaborateur (40h/an minimum)
• Registre des indépendances et déclarations annuelles
• Registre des traitements RGPD
• Procédure LAB-FT et désignation du correspondant Tracfin
• Politique de supervision interne et traces de revue

Niveau dossier client

• Lettre de mission signée et à jour
• Dossier permanent structuré (KYC, statuts, organigramme, comptes annuels)
• Dossier annuel avec trace des contrôles effectués
• Justificatifs KYC/LAB-FT à jour, vérification BE documentée
• Trace des supervisions internes (revue par associé, par chef de mission)
• Dossier des attestations délivrées avec justificatifs

Que se passe-t-il en cas de manquement ?

Le rapport d'inspection peut conclure à plusieurs niveaux :

• Aucune observation — le contrôle suivant est à l'échéance normale
• Observations mineures — recommandations à appliquer, suivi par rapport intermédiaire
• Observations majeures — contrôle anticipé pour vérifier la mise en conformité
• Saisine de la chambre régionale de discipline — manquement grave

Les sanctions disciplinaires possibles : avertissement, blâme, suspension, radiation. Les manquements LAB-FT ou RGPD peuvent en plus déclencher des sanctions de la CNS (Commission Nationale des Sanctions) ou de la CNIL, indépendantes de la procédure ordinale.

Préparer en continu, pas en urgence

L'objectif n'est pas de "passer l'inspection" mais d'avoir une organisation qui produit naturellement les preuves attendues :

• Documenter les contrôles au moment où ils sont faits, pas après
• Tracer la supervision (qui a revu, quand, quelles observations)
• Tenir le manuel qualité comme un document vivant, pas un PDF poussiéreux
• Maintenir le registre des traitements à jour à chaque évolution d'outil
• Auditer un dossier au hasard chaque trimestre en interne

Comment IAMSHIBA prépare l'inspection

IAMSHIBA structure les dossiers selon les attentes ordinales : lettre de mission archivée, KYC à jour, dossier permanent indexé, attestations tracées avec leurs justificatifs, supervision interne enregistrée. Au moment de l'inspection, l'export d'un dossier complet se fait en quelques clics, avec l'historique des actions et des revues.